Vanliga frågor

Detta är ofta fallet när en användare "ärver" ett användarkonto från en tidigare användare. Be ditt Oneflow-administratör att kontakta support@oneflow.com och ange den e-postadress som användes för kontot, så återställer vi lösenordet åt dig.

För att återställa ditt lösenord, vänligen följ stegen nedan:

• Logga ut från applikationen

• Klicka på Forgot your password?, fyll i din mejladress, och klicka på Send recovery email.

• En länk kommer att skickas till den mejladressen som du fyllde i. Du återställer ditt lösenord genom att klicka på länken och där ange ett nytt lösenord.

För att ändra ditt lösenord, vänligen följ stegen nedan:

• Klicka på ditt namn i det nedre vänstra hörnet och välj Min profil.

• I profilfliken, klicka på Ändra lösenord.

• Ändra ditt lösenord genom att välja ett nytt och använd ditt gamla lösenord för att bekräfta ändringen.

Om du har behörighet att se kollegors överblick så kan du se statistik i överblicken i Oneflow. Om du växlar från “Min användare” till “Alla användare” i överblicken så ser du överblicken för alla användare i det Workspacet. I denna guide kan du läsa mer om överblicken.

Det är absolut möjligt! Om du vill skicka avtal från olika bolag så behöver du skapa ett nytt Workspace för dotterbolaget, och sedan aktiverar du “branding” på det Workspacet. Då kommer alla avtal som skickas ifrån det Workspacet att ha den bolagsinformationen. I denna guide kan du läsa mer om Workspace branding och hur det aktiveras. 

Ja, i granskningsloggen kan du som administratör se kontohändelser såsom borttagna avtal/mallar, användarhändelser, Workspacehändelser etc, när de har utförts och av vem. Du hittar granskningsloggen under “Admin” -> “Konto” -> “Granskningslogg”. 

Absolut! För att skicka iväg en PDF för signering så klickar du på “Nytt avtal” (den gula knappen uppe till vänster i Oneflow) och sedan väljer du “Skapa tomt”. Då kommer ett tomt avtalsutkast att skapas, och där kan du klicka på “Ladda upp PDF” och sedan följa flödet som vanligt med att lägga till motpart och skicka iväg för signering.

Ja, om du har en roll med behörighet att göra exporter. Om du vill göra en export på specifika avtal så gå till fliken “Avtal”, filtrera fram de avtal du vill göra export på, klicka på export-knappen längst ner till vänster.  Vill du göra en export på alla avtal på hela kontot så kan du göra det om du är en administratör, och det görs under “Admin” -> “Konto” -> “Datahantering”.  I denna guide kan du läsa mer om export av avtal.

Du kan förlänga signeringsperioden på ett avtal på två olika sätt. Antingen genom att öppna avtalet och klicka på kugghjulet uppe till höger och sedan välja ett nytt förfallodatum, eller också i avtalsvyn, genom att trycka på de tre prickarna i det övre högra hörnet av avtalets detaljer och välja en ny signeringsperiod.

Alla avtalsroller förutom Granskare kan förlänga ett avtals signeringsperiod. 

Notera att systemet automatiskt kommer att meddela din motpart om ändringen.

Ja, du kan lägga till en video i avtalet, kom bara ihåg att göra detta innan du har skickat iväg avtalet. Du lägger till en video under “Inställningar” (kugghjulet uppe till höger). I denna guide kan du läsa mer om vår video-funktion.

Ja, det är möjligt att lägga till fler bilagor i en och samma bilaga-sektion. Om du håller muspekaren på bilaga-sektionen så kommer det att dyka upp ett plustecken till vänster, klickar du på det så kan du lägga till fler bilagor. 

Ja! Kommentarsfältet är öppet efter att avtalet har signerats.

Nej, när ett avtal har signerats av alla undertecknare så är det av säkerhetsskäl låst och går inte längre att redigera i. Om ni behöver redigera ett ett signerat avtal så får ni istället göra en kopia på avtalet (under de tre prickarna uppe till höger), och sedan göra ändringen i kopian, och skicka iväg för signering på nytt.

Nej, du kan inte redigera kommentarer efter att ha skickat de, så vi rekommenderar att du ger din kommentar en snabb granskning innan du trycker på Skicka kommentar- eller Skicka knappen.

Ja, du kan importera redan signerade avtal genom att gå till fliken “Avtal” och sedan klicka på “Importera signerat avtal” uppe till höger. I denna guide kan du läsa mer om hur man importerar avtal till Oneflow.

Eventuella e-postsvar på avtalsinbjudan kommer att läggas till som en kommentar. Det betyder att din motpart kan lägga till kommentarer utan att öppna avtalet. Om de har problem med att öppna avtalet, vänligen se denna artikeln.

Vi rekommenderar inte att kopiera och klistra in bilder i avtalet, då detta kan bryta bilden. Spara istället bilden på din enhet lokalt och ladda sedan upp den till avtalet.

I det här fallet har signaturerna troligen återställts av en annan deltagares ändringar som gjorts efter signeringen. Alla ändringar som görs i avtalet återställer eventuella signaturer som gjorts innan ändringarna. I detta fall måste avtalet undertecknas igen. Du kan se de händelserna som återställer signaturerna under fliken Audit trail i den övre högra delen av avtalet.

Ja, du kan se en överblick av alla avtal med en livscykel och när de går in i nya perioder i kalendervyn. Du hittar din kalendervy under fliken “Avtal” -> “Kalender”. I denna guide kan du läsa mer om kalendervyn.

För att ge åtkomst till ett Workspace går du till fliken "Admin" längst ner till vänster i Oneflow, sedan klickar du på "Workspaces". Klicka på det Workspacet du vill ge åtkomst till, sedan på Åtkomst -> Ge användaråtkomst. 

Där väljer du användaren och den roll som användaren ska ha i det Workspacet. För att ha full åtkomst i ett Workspace så är det rollen "Manager" man ska ha, men du kan se alla roller (och även skapa nya roller) under Admin -> Roller. 

Ja, du kan se alla avtal som du har tillgång till från alla Workspaces som du har tillgång till i vår globala sökning med hjälp av förstoringsglaset i panelen till vänster i Oneflow. Du kan läsa mer om den globala sökfunktionen i den här guiden.

Absolut, du väljer själv vilka aviseringar du vill få och inte. För att inaktivera aviseringar så klickar du på dina initialer nere till vänster i Oneflow, och sedan på “Aviseringar”, där klickar du på “redigera” för att klicka ur de aviseringar du inte önskar.

Nej, men de kan göra det själva genom att klicka på Alternativ i det nedre högra hörnet av avtalssvyn. Men om de stänger av aviseringar kommer de inte längre att få någon information om uppdateringar i avtalet.

Då är det troligt att mailadressen är registrerad på ett test-konto sedan tidigare. I dessa fall behöver vi radera personens test-kontot för att frigöra mejladressen, så kontakta support@oneflow.com. Det kan även bero på att mejladressen är registrerad på en inaktiv användare, det kan ni se om ni går till fliken “Admin” nere till vänster i Oneflow och där filtrerar ni på “Inaktiva användare”. Hittar ni användaren där så kan ni återaktivera den under de tre prickarna till höger om användaren.

Att epost hamnar i skräpkorgar eller inte levereras händer till och från, den vanligaste anledningen är mottagarens epost-inställningar och hur strikta de är med inkommande epost. Större bolag har även ofta IT-avdelningar med striktare regler som kan blockera okända eller “icke godkända” epost-meddelanden.  

En annan anledning kan vara att mottagaren är mer känslig för spam och oftare markerar andra epost-meddelanden som spam, vilket gör att deras epost-system lär sig vilken nivå epost-meddelanden ska blockeras eller landa i spam korgen. 

Vi rekommenderar i första hand att kontakta mottagaren och be dem kolla i sin spam korg. Hittas mailet inte där så be dem höra med sin IT-avdelning varför Oneflow’s epost-meddelanden blir spam-markerade, om ni kommer att ha ytterligare kommunikation med mottagarens bolag genom Oneflow. 

Oneflow jobbar kontinuerligt med att förbättra epost-leverans samt jobbar proaktivt med företag som hanterar spam-listor för att undvika större blockeringar.

Nej, alla länkar i Oneflow är personliga och bör därför inte delas med någon annan. Du kan skicka ett nytt e-postmeddelande till motparten genom att klicka på menyikonen med tre punkter längst upp till höger i avtalet och klicka på Skicka påminnelse. Systemet kommer att skicka ett nytt e-postmeddelande till alla deltagare som ännu inte har skrivit på avtalet.

Ja, det är möjligt, be din CSM att inaktivera Force Authentication funktionen i SSO-konfigurationen för ditt konto.

Om din organisation inte har JIT user creation funktionen aktiverad och inte har angett en domän som matchar domänen för din e-postadress, är det enda sättet du kan logga in i Oneflow att använda en IDP-inloggning (se Key concepts för mer information). När din användare har registrerats i Oneflow kommer du att kunna använda https://app.oneflow.com.

Ja, det är möjligt, be din CSM att lägga till användarna i Enforce SSO Exclusion listan. Tänk på att endast användare som för närvarande har Oneflow-uppgifter kan listas här.

Användaren måste gå till https://app.oneflow.com, ange sin e-postadress och klicka på Glömt ditt lösenord? Användaren kommer att få ett e-postmeddelande som tillåter dem att skapa ett Oneflow-lösenord.

Om en användare som inte tillhör en synkroniserad grupp försöker logga in via SSO kommer systemet att skapa användaren i Oneflows databas, men systemet kommer att inaktivera användaren eftersom denne inte tillhör en synkroniserad grupp. Om detta händer hjälper det inte att lägga till användaren i den synkroniserade gruppen på IDP:s sida eftersom användaren är inaktiverad. Kontakta i så fall din CSM och be användaren att aktiveras

Gruppsynkronisering relaterad till SSO sker under inloggningsprocessen. Om en användare läggs till/tas bort från en grupp på IDP:s sida kommer ändringarna att tillämpas när användaren loggar in i Oneflow.

SSO gruppsynkronisering sker i Oneflow varje gång en användare loggar in. Om användaren har tagits bort från en grupp måste denne logga in så att synkroniseringen kan ske. Om användaren har tagits bort från AD helt och hållet måste en administratör logga in på Oneflow och inaktivera användaren. När användaren har inaktiverats kommer systemet att ta bort denne från gruppen/grupperna.

När gruppsynkronisering är aktiverad kan endast användare som tillhör en synkroniserad grupp logga in i Oneflow (din AD kan ha grupper som inte är synkroniserade med en Oneflow-grupp). Om det finns användare som inte tillhör synkroniserade grupper som behöver ha tillgång till Oneflow finns det fyra alternativ:

• Lägga till användarna till Enforce SSO Exclusion (endast om de redan har Oneflow inloggningsuppgifter).
• Lägga till användarna i en av de synkroniserade grupperna.
• Skapa en ny grupp i AD, lägg till användarna och synkronisera den med en grupp i Oneflow.
• Inaktivera group sync från kontots SSO-konfiguration.

Det kan finnas tekniska orsaker bakom det, men chansen är stor att det inte finns några licenser tillgängliga på kontot. Om det inte finns några fler licenser att använda kan din organisation inaktivera en annan användare eller köpa fler licenser.

De kan logga in direkt i Oneflow. Be din CSM att aktivera JIT user creation funktionen för ert konto. När JIT user creation är aktiverad kan användare som inte är registrerade i Oneflow (men registrerade i AD) logga in i Oneflow och få sin användare skapad i Oneflow vid sin första inloggning. Kom ihåg att kontot måste ha tillräckligt med licenser för att användaren ska kunna skapas.

En nvändare kan ha en roll både individuellt och inom en grupp. Dessutom kan användaren tillhöra olika grupper och ha olika roller i dessa grupper. Om antalet gruppmedlemmar som kräver åtkomst är litet kan du ge dem åtkomst individuellt. Men om antalet gruppmedlemmar som kräver åtkomst är stort är det bättre att skapa en annan grupp (både i AD och i Oneflow), synkronisera dem och hantera åtkomsten genom gruppen. Kom ihåg att kontot måste ha tillräckligt med licenser för att användaren ska kunna skapas.

För att användaren ska läggas till i gruppen automatiskt måste denne logga in i Oneflow.